Sprzedaż czy administracja? Jak handlowcy tracą czas na biurokrację

Marek, doświadczony przedstawiciel handlowy, wstał dzisiaj z jasno określonym celem: dopiąć ważny deal. Już od rana miał zaplanowane spotkania z potencjalnymi klientami, a jego kalendarz był wypełniony rozmowami sprzedażowymi. Jednak zanim zdążył rozpocząć pierwszy telefon, zadzwonił jego szef. „Marek, dlaczego w CRM brakuje danych z wczorajszych spotkań?” – usłyszał.

Marek odkłada słuchawkę i zaczyna wprowadzać zaległe informacje do systemu. Po kilku minutach jego skrzynka mailowa zaczyna sygnalizować kolejne powiadomienia. Pytania od niezdecydowanych klientów, pilne sprawy od innych działów – Marek nie ma wyjścia, musi odpowiadać, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli. Minuty zamieniają się w godziny. Gdy w końcu jest gotów oddzwonić do kluczowego klienta, przypomina sobie o pilnej ofercie, którą obiecał przygotować „na wczoraj”.

W międzyczasie jego szansa na skuteczne zamknięcie transakcji maleje. Czas, który powinien poświęcić na rozmowy sprzedażowe, pochłaniają zadania administracyjne i koordynacyjne, które nie przynoszą bezpośredniego zysku. Marek zastanawia się, czy naprawdę tego dnia zrobił coś, co przybliżyło go do celu.

Czy wiesz, że przeciętny przedstawiciel handlowy spędza jedynie 34% swojego czasu na rzeczywistej sprzedaży? Reszta dnia upływa mu na zadaniach administracyjnych, takich jak odpowiadanie na e-maile, wprowadzanie danych do systemów CRM czy przygotowywanie raportów (Źródło: SalesForce / 2022 State of Sales report). Dla wielu firm to ogromne wyzwanie, które odbija się nie tylko na wynikach sprzedaży, ale również na motywacji zespołu.

Zapraszamy do artykułu opartego na konkretnych badaniach, który jest pogłębieniem wiedzy z artykułu „Zmagasz się z tymi wyzwaniami w sprzedaży?”.

Dlaczego handlowcy marnują czas?

Głównym problemem jest nadmiar zadań administracyjnych, które obciążają sprzedawców. Oto kilka kluczowych przyczyn:

1. Ręczne wprowadzanie danych: Wprowadzanie informacji o klientach i transakcjach do systemów CRM jest czasochłonne, a często wymaga dublowania działań.
2. Nieefektywne zarządzanie e-mailami: Przeciętny handlowiec spędza godziny na odpisywaniu na wiadomości, co ogranicza czas na rozmowy z potencjalnymi klientami.
3. Tworzenie ofert i raportów: Ręczne przygotowywanie dokumentów często zajmuje więcej czasu, niż powinno, szczególnie gdy brakuje standaryzacji.
4. Brak priorytetyzacji zadań: Handlowcy nierzadko tracą czas na mniej istotne zadania, które mogłyby być zautomatyzowane lub delegowane.

Dane z badań: ile czasu handlowcy spędzają na sprzedaży?

Według różnych badań:

• Firma Pace Productivity wskazuje, że handlowcy poświęcają jedynie 22% swojego czasu na aktywną sprzedaż, podczas gdy 23% zajmują zadania administracyjne. (evolpe.pl)
• Dane HubSpot sugerują, że 33% czasu pracy handlowców to czynności niezwiązane bezpośrednio ze sprzedażą. (righthello.com)
• Analiza LinkedIna Global State of Sales pokazuje, że jedynie 1/3 czasu handlowcy poświęcają na sprzedaż, reszta to zadania administracyjne. (widoczni.com)
• Badania firmy Cep Polska wskazują, że maksymalnie 15% całkowitego czasu pracy handlowców to bezpośrednie spotkania z klientami. (cepolska.pl)

Ile to kosztuje?

Załóżmy, że Twój zespół handlowy składa się z 10 osób, a każda z nich zarabia średnio 8 000 zł brutto miesięcznie. Jeśli tylko 22-34% czasu poświęcają na sprzedaż, oznacza to, że firma płaci od 528 000 zł do 624 000 zł rocznie za zadania administracyjne, które nie przynoszą bezpośredniego zysku.

Wpływ zadań administracyjnych na morale i zaangażowanie

Co więcej, przeciążenie zadaniami administracyjnymi wpływa na obniżenie morale zespołu i prowadzi do wypalenia zawodowego.

Według badań McKinsey & Company, pracownicy, którzy spędzają znaczną część dnia na zadaniach administracyjnych niezwiązanych z ich głównymi obowiązkami, są o 32% mniej zaangażowani i o 20% bardziej narażeni na wypalenie zawodowe. Dodatkowo, raport Gallupa pokazuje, że niska satysfakcja z pracy może zwiększyć rotację pracowników nawet o 24%, co dodatkowo zwiększa koszty rekrutacji i wdrażania nowych osób.

Rozwiązanie: Automatyzacja i priorytetyzacja

Aby zwiększyć efektywność handlowców, warto skupić się na dwóch kluczowych aspektach:

1. Automatyzacja zadań administracyjnych:
   • Wdrożenie narzędzi do automatycznego wprowadzania danych do systemów CRM.
   • Wykorzystanie sztucznej inteligencji do przygotowywania ofert i odpowiadania na e-maile. Pokażemy Ci jak to zrobić na darmowym webinarze na https://b2bsales.pl – zapisz się już teraz, żeby nie przegapić.
2. Priorytetyzacja zadań:
   • Używanie systemów, które automatycznie klasyfikują leady według ich potencjału sprzedażowego. To również pokażemy Ci na naszym webinarze.
   • Delegowanie mniej istotnych zadań administracyjnych na asystentów lub narzędzia automatyzacyjne. Tak, tego też dowiesz się na b2bsales.pl 🙂

Podsumowanie: różne badania, jeden trend

Chociaż wyniki badań różnią się w szczegółach – na przykład Cep Polska wskazuje, że jedynie 15% czasu handlowców to bezpośrednie spotkania z klientami, natomiast dane LinkedIna sugerują, że 1/3czasu jest poświęcane na rzeczywistą sprzedaż – wszystkie badania wskazują na jeden trend. Zdecydowana większość czasu pracy handlowców jest pochłaniania przez zadania niezwiązane z ich głównymi obowiązkami sprzedażowymi, co wymaga pilnej optymalizacji.

Handlowcy spędzają zdecydowanie zbyt mało czasu na sprzedaży, a zbyt dużo na zadaniach administracyjnych. Automatyzacja, odpowiednie procesy i priorytetyzacja zadań to klucz do poprawy efektywności i zwiększenia wyników finansowych.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Odwiedź b2bsales.pl i odkryj na krótkim, darmowym webinarze, jak nasze rozwiązania mogą pomóc Twojej firmie!